Schulverwaltung

Verwaltung und Koordinierung von Aufgaben der Schulverwaltung, insbesondere mithilfe des Amtlichen Schulverwaltungsprogramms (ASV)

Informationen gemäß Art 13 DSGVO (Datenschutzerklärung)

In Umsetzung des Bildungs- und Erziehungsauftrags der Bayerischen Verfassung verarbeiten die Schulen personenbezogene Daten zur Erfüllung der schulorganisatorischen Aufgaben und Erfordernisse und der Gestaltung der notwendigen Verwaltungs¬abläufe (z. B. bei der Anmeldung der Schülerinnen/Schüler, der Klassenbildung, der Erfassung der Leistungs- und Zeugnisdaten, der Erstellung der (Abschluss-)Zeugnisse, der Planung des Unterrichtseinsatzes der Lehrkräfte und der Organisation des Unterrichts, zur Abwicklung des Schulwechsels und Mehrarbeitsabrechnung). Hierbei werden die Schulen durch das Amtliche Schulverwaltungsprogramm (ASV) und das Programm Amtliche Schuldaten (ASD) unterstützt.

Neben den schulischen Verwaltungsprozessen wird mithilfe der ASV auch der zur Schulaufsicht nötige Datentransfer zwischen der Schule und den jeweils zuständigen Stellen der Schulaufsicht (Schulämter, Regierungen, Ministerialbeauftragte, Staatsministerium für Unterricht und Kultus) sowie die Datenübermittlung an das Bayerische Landesamt für Statistik und Datenverarbeitung zu statistischen Zwecken unterstützt.

Betroffene Personen sind Lehrkräfte, Schüler, Erziehungsberechtigte. Ggf. externe Prüfungsteilnehmer, ggf. weitere Programmnutzer, ggf. Verwaltungspersonal, ggf. externes Betreuungspersonal, ggf. Ansprechpartner in Betrieben und Praktikumsstellen.

Die verarbeiteten Daten sind:

  • Lehrkraft: Stammdaten, Angaben zur Behinderung, Angabe zum Dienstverhältnis, Lehrbefähigung, Lehrerlaubnis, unterrichtete Fächer, Anrechnungsstunden (Daten zur Beschäftigung und zum Einsatz), Einsatz an anderer Schule Beschäftigungsverhältnis, Einsatzbeschränkung, Klassenleitung/Gruppenleitung, Lehrerbezogene Stundenplandaten, Lehrerbezogene Vertretungsplandaten, Historie über gehaltene Vertretungsstunden, Arbeitszeitkonto, Teilzeitantrag, Versetzungsantrag, Angaben mit Bezug zur Erstellung von Zeugnissen, Buchausleihdaten.
  • Schüler: Stammdaten, Gastschülereigenschaft, Schulweg, Aktuelle Unterrichtsdaten, Ausbildungsdaten/Praktikumsdaten, Unterrichtsdaten zum kommenden Schuljahr, Unterrichtsdaten des Vorjahres, Eintritt, Schullaufbahn, Austritt, Gesundheitsdaten, Gesundheitsdaten bei Schülern mit sonderpädagogischem Förderbedarf, besondere pädagogische Maßnahmen, Zeugnisdaten (ohne Abschlussprüfung), Daten zur Abschlussprüfung, Leistungsdaten, Ergebnisse der Jahrgangsstufentests und der Orientierungsarbeiten, Ergebnisse der Abschlussprüfung, Buchausleihdaten, Fehltage, Unterbringung/Betreuung, Funktion im Schulleben, Geschwister.
  • Erziehungsberechtigte: Stammdaten, wie Name, Telefon, E-Mail-Adresse, sowie zusätzliche Ansprechpartner (optional).
  • Externe Prüfungsteilnehmer: Stammdaten, wie Name, Telefon, E-Mail-Adresse, Ergebnis der Abschlussprüfung, Leistungsdaten an der Herkunftsschule in den schriftlichen Fächern der Abschlussprüfung.
  • Programmnutzer: Stammdaten, wie Name, Telefon, E-Mail-Adresse, Berechtigungen
  • Verwaltungspersonal oder externes Betreuungspersonal: Stammdaten, wie Name, Telefon, E-Mail-Adresse und arbeitsrechtliche Zusatzangaben (Z.B. Beginn des Mutterschutzes oder Elternzeit).
  • Ansprechpartner in Betrieben und Praktikumsstellen: Stammdaten, wie Name, Telefon, E-Mail-Adresse, Angaben zum Betrieb und Zuordnung zu den Schülerinnen/Schülern

Externe Empfänger der Daten sind:

  • Das IT-DLZ als Unterauftragsverarbeiter des LfF zur Bereitstellung von technischer Infrastruktur und Infrastrukturdienstleistungen.
  • Erziehungsberechtigte.
  • Zuständiges staatliches Schulamt (bei Grund- bzw. Mittelschulen) zuständige Regierung, zuständige/-r Ministerialbeauftragte/-r, Staatsministerium.
  • Landesamt für Statistik.
  • Jeweils zuständiger Aufwandsträger.
  • Jeweils zuständige Handwerkskammer.
  • Die für die Berufsausbildung zuständigen Stellen.
  • Zuständiger Aufgabenträger der Schülerbeförderung.
  • Zuständiges staatliches Schulamt bzw. zuständige Regierung, zuständige Berufsschule.
  • Zielschule bei Schulwechseln.

Interne Empfänger der Daten sind:

  • Schulleitung.
  • Verwaltungspersonal im Sekretariat.
  • Lehrkräfte, Klassenleitungen, Oberstufenkoordinator.
  • Lehrkräfte der jeweiligen Schülerinnen und Schüler an Berufsschulen.
  • Beratungslehrkräfte und Schulpsychologen.
  • System-Administrator.

Ein Drittlandtransfer findet nicht statt.

Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S1 Zif e der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) i. V. m. Bayerisches Gesetzes über das Erziehungs- und Unterrichtswesen (insbesondere Art. 85, Art. 111, Art. 113 a –c), i. V. m. den jeweiligen Schulordnungen (insbesondere § 46 Bayerischen Schulordnung – BaySchO mit Anlage 2 Abschnitt 1 („Schulverwaltungsprogramm“), dem Bayerischen Schulfinanzierungsgesetz, dem Schulwegkostenfreiheitsgesetz und der Lehrerdienstordnung. Bei freiwilligen Angaben ist es Art. 6 Abs. 1 S1 Zif a (Einwilligung) i.V.m. Art.7 DSGVO.

Das Widerrufsrecht kann, soweit eines besteht und zutrifft, jederzeit gegenüber der Schule (Lehrkraft, Sekretariat oder Schulleitung) ausgeübt werden.

Die gespeicherten Daten werden fallabhängig spätestens am Ende des laufenden Schuljahres oder zum Ende des nachfolgenden Schuljahres, in dem die betroffene Person von der Schule abgegangen ist, gelöscht.

Stand

Letzte Aktualisierung am 2. September 2024